Retningsliner for bruk av påmeldingssystem

Innleiing

Alle tilsette i Vestland fylkeskommune kan nytte påmeldigssystemet "Pindena" om ein skal arrangere kurs eller konferanse i regi av Vestland fylkeskommune. Ta kontakt med IKT om du ynskjer tilgang til systemet. Som brukar av systemet er du pålagd å følgje retningslinene under. Dette sikrar at vi nyttar systemet på ein måte som tek i vare GDPR og personvern på ein god måte og at andre funksjonar, som t.d. fakturering og betaling vert handsama på rett måte.

Komme i gang løysinga

Før du tek i bruk løysinga må du gjennomføre obligatorisk opplæring slik at du kjenner dei viktigaste funksjonane. Standardopplæringa følgjer Pindena sitt eige opplæringsopplegg og består av 22 videoar på til saman ca. 45 minutt. Videoane finn du her.

 

Spesielle retningsliner for Vestland fylkeskommune

Opplæringsmateriellet over er designa for eit standard firma. Under har vi tatt med nokre viktige punkt som gjeld Vestland fylkeskommune sin installasjon. Det er viktig at du set deg inn i og forstår denne informasjonen før du går i gang med å lage ditt første arrangement.

Personvern

Vestland fylkeskomune har ei rekke plikter etter personvernregelverket når vi samlar inn og brukar personopplysningar. I dette systemet gjer vi det, så ein må kjenne til korleis vi handterer desse.

- Samtykke: Alle arrangement skal ha ei samtykkeerklæring som inneheld lenke til personvernærklæringa. Denne kjem opp autmatisk i alle arrangement. Dersom brukar ikkje samtykker til at vi kan samle inn persondata, må vedkommande bruke kontaktskjemaet i påmeldinga for alternativ registrering. Dette står i informasjonen knytt til samtykke. Dersom brukar melder seg av eit arrangement må arrangør manuelt fjerne/ slette brukar i systemet dersom deltakar ynskjer å fjerne samtykket. Om ikkje vert den ståande med verdi "avmeldt" i systemet.

- Personvernerklæring: Vi har laga ei personvernerklæring som inneheld den informasjonen som er relevant knytt til behandling av data i dette systemet. Personvernerklæringa er lenka opp under teksten i samtykket.

- Sensitiv informasjon: Dersom du skal samle inn sensitiv informasjon (typsik informasjon om allergiar) må dette gjerast i eit kommentarfelt der du aktivt set på krysset "Inneheld sensitive data". Denne informasjonen vil bli handtert spesielt, mellom anna vil den ikkje komme ut i e-postar frå systemet. Den vil og bli sletta etter 60 dagar.

 

Betaling

Sjå eiga arkfane for bruk av betaling (Vipps eller faktura) i arrangement.

Salsvilkår

Vilkår for kurs og arrangement 

Fylkeskommunen arrangerer kurs og arrangement. Mange er gratis, men nokre har deltakaravgift. 

Desse vilkåra gjeld for påmelding til kurs og konferansar frå Vestland fylkeskommune.  

 

Partane

  • Seljar er Vestland fylkeskommune, org.nr. 821311632.

  • Kjøpar er den forbrukaren som føretek bestillinga.

 

Betaling 

  • Pris går fram under kvart enkelt arrangement.  
  • Betaling foregår enten via Vipps eller etterskottsvis via faktura.  
  • Ved betaling med faktura, blir fakturaen utstedt etter påmelding. Betalingsfristen går fram av fakturaen og er på minimum 20 dagar frå mottak. 

Avmelding 

  • Ved avmelding før påmeldingsfrist vert kjøpet refundert fullt ut.
  • Kontaktinformasjon for avbestilling går fram av det enkelte arrangementet si påmeldingsside. 
  • Deltakarplassen kan overførast til ein kollega. Dette må avtalast med kontaktpersonen for det enkelte arrangement. 

Avlysing  

  • Fylkeskommunen tek atterhald om tilstrekkeleg tal deltakarar for å gjennomføre arrangementet. Ved avlysing grunna for få deltakarar får ein refundert deltakaravgifta. 

 

Endring i program

  • Endring av fordragshaldar og justeringar i program kan skje utan at deltakarar vert varsla. 

 

Klage 

  • Klager rettast til arrangør. Kontaktinformasjon er oppgitt under arrangementet. Partane skal forsøke å løyse eventuelle tvistar med godvilje.  

 

 

Bruk av betalingsløysing i Pindena

Betaling i arrangement

Vi har lagt til rette for bruk av Vipps og/ eller faktura i løysinga. Begge desse løysinga er kopla mot faktura- og rekneskapssystemet Visma ERP, men det er viktig å kjenne til muligheitene og begrensningane før ein tek i bruk denne løysinga

Ta kontakt i kontaktskjemaet om du ynskjer å teste ut dette.

 

Faktura

Ved å legge til rette for fakturabetaling i Pindena er det viktig å setje opp aktiviteten rett slik at vi sikrar at innbetalingane kjem på rett plass og at produkta har rett mva-kode. Det er og viktig at påmeldingsskjemaet inneheld felta "Postnummer" og "Ekstern fakturareferanse" for at fakturaen skal gå rett ut frå Visma Enterprise.

Korleis legge til rette for fakturabetaling?1

1) Kryss av for "Faktura" under "Oppsett" - "Avansert"

2) Set rett Stad og Funksjon. Dette må du sjekke i Visma Enterprise om du er usikker. Dette er knytt til kor inntektene skal førast i reknskapssystemet. I eksempelet under vert det ført på IDI - Digitalisering:

3) Set inn felta "Organisasjonsnummer", "Firma-/avdelingsnamn", "Postnummer" og "Poststad" i påmeldingsskjemaet. Desse felta må vere med for at fakturaen skal gå rett ut. Skriv og inn ein hjelpetekst under feltet "Organisasjonsnummer" som sikrar at deltakar legg inn organisasjonsnummer til hovudorganisasjonen. Ein skule skal t.d. legge inn orgnummeret til kommunen. 

4) Du må opprette produkta du skal selje. Det er viktig at desse har rett produktnummer og mva-sats.

- Gå inn i "Produktmenyen" (Val på venstre side). Her finn du oversikt over kva for produkt du har laga tidlegare. Du kan enten gjenbruke eit produkt, eller du kan lage eit nytt.  

Alle Produkta du lagar må ha produktnummer frå 8000-8006 for å kople produktet mot rett mva-sats i Visma. Full oversikt over dei ulike produktnummera ligg under. Når du vel produktnummer vert rett mva-sats automatisk vald. Dersom du skriv inn produktalias, er det det som kjem på varelina på fakturaen. Det er lurt å legge inn kva for konferanse/samling det er snakk om, slik at dei som fårfakturaen raskt identifiserer kva for arrangement fakturaen gjeld. Merk at kundepris er prisen FØR du legg til mva. I dette tilfellet vert synleg pris 156,25 kr.

 

5) Legg produktet inn i påmeldingsskjemaet

- Gå inn i Aktivitet-Påmeldingsskjema-påmeldingsskjema

Nederst i aktiviteten legg du til eit produktfelt, kallar det t.d. "Lunsj" og koplar det mot produktet eller produkta du skal selje. Skriv eventuelt ein hjelpetekst.

 

Du har no laga ei påmelding med produkt og faktura!

 

 

 

Produktnummer:

8000 DAGPAKKE - MØTEROM
8001 TRANSPORT
8002 OVERNATTING
8003 SERVERING
8004 DELTAKARAVGIFT KURS (U/MVA)
8005 DELTAKARAVGIFT KONFERANSE (M/MVA)
8006 MAT/DRIKKE (IKKJE SERVERING)

Kontakt

Fyll ut dette skjemaet om du har spørsmål til systemeigar om retningslinene for bruk av systemet.

{{ forms.contact.errors.get('name') }}
{{ forms.contact.errors.get('email') }}
{{ forms.contact.errors.get('message') }}